Guide complet pour une assemblée générale réussie dans une SARL : conseils de convocation et fonctionnement

Les assemblées générales dans les SARL sont régies par des règles spécifiques. Cet article vous présente les informations clés sur l’organisation, la convocation et le déroulement de ces réunions importantes. Découvrez tout ce que vous devez savoir pour mener à bien une assemblée générale dans votre SARL.

Les différentes formes d’assemblée générale dans une SARL

Il existe deux types d’assemblées générales dans les SARL, comme dans toutes les sociétés. Chacune de ces assemblées a ses propres caractéristiques.

L’assemblée générale ordinaire d’une SARL

L’assemblée générale ordinaire (AGO) est une réunion annuelle où les associés discutent de questions importantes concernant le fonctionnement de la société. C’est lors de cette réunion que des décisions sont prises, telles que la nomination ou la révocation du gérant, ainsi que la validation des conventions réglementées entre la SARL et ses associés ou son gérant. De plus, les comptes annuels et l’affectation des bénéfices sont également approuvés lors de cette assemblée. Il est important de noter que l’AGO a lieu une fois par an dans les 6 mois suivant la fin de l’exercice social.

L’assemblée générale extraordinaire d’une SARL

L’assemblée générale extraordinaire (AGE) d’une SARL est très importante car elle permet de prendre des décisions qui peuvent entraîner des modifications des statuts de l’entreprise. Les associés doivent donc être convoqués à cette assemblée pour discuter de plusieurs sujets tels que le changement de l’objet social, la modification du capital, la transformation de la SARL en une autre forme juridique, le transfert du siège social, la cession de parts sociales, une fusion, une scission ou encore la dissolution de la SARL.

Il est également possible d’organiser une assemblée générale mixte, c’est-à-dire une AGO suivie d’une AGE. Cette option permet de gagner du temps et de simplifier les démarches, car les convocations et les documents nécessaires peuvent être transmis en même temps pour les deux assemblées.

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Les modalités de convocation d’une assemblée générale de la SARL

Qui peut convoquer les associés d’une SARL pour une Assemblée générale ?

En général, c’est au gérant de la SARL de convoquer les associés à une Assemblée Générale. Mais si le gérant ne le fait pas, c’est le commissaire aux comptes qui prend le relais. Et si jamais il n’y a ni gérant ni commissaire aux comptes, un associé peut demander au tribunal de désigner un mandataire judiciaire pour convoquer l’AG. Les associés ne peuvent pas convoquer directement une AG, ils doivent passer par un mandataire judiciaire. D’ailleurs, pour le gérant, la convocation devient même une obligation dans certains cas, par exemple s’il y a trop d’associés ou si les capitaux propres de la SARL deviennent inférieurs à la moitié du capital social.

Ou tenir une assemblée générale d’une SARL ?

Le lieu des assemblées générales dans les SARL est fixé dans les statuts de la société. Si les statuts ne précisent pas le lieu, alors l’assemblée générale aura lieu au siège social de la société.

Quand diffuser la convocation d’une assemblée générale d’une SARL ?

La convocation à une assemblée générale de SARL est une invitation envoyée aux associés. Elle doit être envoyée au moins 15 jours avant la date de l’assemblée afin de donner aux associés le temps de prendre connaissance des sujets à discuter. Dans certains cas, ce délai peut être réduit à 8 jours, par exemple en cas de convocation pour remplacer un gérant décédé. Il est préférable d’envoyer la convocation par lettre recommandée avec accusé de réception, car l’absence de convocation peut entraîner des sanctions pour les dirigeants. La lettre recommandée est une preuve que l’associé a bien été convoqué. Il est important de noter que dans une SARL, la visioconférence peut être utilisée pour certaines assemblées générales, mais pas pour l’approbation des comptes.

Comment rédiger une convocation à une Assemblée Générale d’une SARL ?

Pour que l’invitation à une assemblée générale soit valide, certaines informations doivent absolument y figurer. Il est essentiel d’y trouver l’identité de l’auteur de la convocation, sa fonction et sa signature. De plus, la date, l’heure et le lieu de la réunion doivent être clairement indiqués. L’ordre du jour doit également être détaillé et formulé de manière concise. Enfin, il est important de fournir une liste des documents joints à l’invitation. Toutes ces mentions sont essentielles pour que l’invitation ait une valeur probante et soit conforme aux exigences légales.

Les documents à communiquer aux associés

Lors de la préparation d’une réunion d’assemblée générale dans une SARL, il est essentiel d’envoyer aux associés les documents nécessaires en même temps que la convocation. Pour une assemblée générale ordinaire portant sur l’approbation des comptes sociaux, le gérant doit fournir aux associés le rapport de gestion, les résolutions proposées et tout autre document pertinent. Pour tout autre type d’assemblée générale, le gérant doit envoyer les résolutions proposées ainsi que les documents nécessaires à l’information des associés. Il est également important de joindre un pouvoir de représentation afin que les associés puissent se faire représenter en cas d’absence légitime. Si les documents ne sont pas communiqués, les délibérations prises lors de l’assemblée peuvent être annulées. Il est à noter que les associés ont la possibilité de poser des questions par écrit après avoir reçu les documents, et le gérant devra y répondre lors de l’assemblée générale. Pour qu’une assemblée générale soit valide, elle doit suivre certaines étapes.

Établir une feuille de présence

La feuille de présence lors d’une assemblée générale est un outil important pour vérifier que le quorum nécessaire pour la réunion est atteint. Bien qu’elle ne soit pas obligatoire, il est vivement recommandé d’en préparer une.

Élire le président de séance

En général, les statuts d’une SARL indiquent qui sera le président de l’assemblée générale. Si les statuts ne précisent rien à ce sujet, il faudra nommer le président au début de la réunion. Il est important que le président soit un associé de la société. Il est également possible de nommer un secrétaire et des scrutateurs pour s’assurer que le vote se déroule dans les règles.

Vérifier le quorum

Le quorum est un nombre minimum d’associés qui doivent être présents ou représentés lors d’une assemblée générale pour que les délibérations soient valides. Dans une SARL, il n’y a pas de quorum requis pour les assemblées ordinaires. Cependant, pour les assemblées générales extraordinaires, les règles varient selon la date de création de la société. Si la SARL a été créée avant le 4 août 2005, aucun quorum n’est nécessaire. En revanche, si elle a été créée à partir du 4 août 2005, un quorum d’un quart des parts sociales est requis lors de la première consultation et un quorum d’un cinquième des parts sociales lors de la deuxième consultation.

Les délibérations

Il est essentiel de discuter des sujets prévus à l’ordre du jour avec les associés avant la délibération.

Passer au vote

Lorsque les délibérations sont terminées lors d’une assemblée générale d’une SARL, il est temps de passer au vote. Il est important de respecter les modalités de vote prévues dans les statuts de la société, telles que la minorité de blocage, le mode de scrutin (vote secret ou à main levée), et le type de vote par procuration ou par correspondance. Il est également important de noter que les règles de majorité pour la prise de décision peuvent être différentes entre une assemblée générale extraordinaire (AGE) et une assemblée générale ordinaire (AGO).

Dans une assemblée générale ordinaire

Lors d’une assemblée générale dans une SARL, les décisions sont prises de différentes manières en fonction de la consultation. Tout d’abord, lors de la première consultation, les décisions sont prises à la majorité absolue des parts sociales composant le capital. Cela signifie que le calcul de la majorité se fait sur l’ensemble des associés de la société, qu’ils soient présents ou non à l’assemblée. En revanche, lors de la deuxième consultation, les décisions sont prises à la majorité relative des votes émis. Cela veut dire qu’il faut obtenir au moins la moitié des votes qui ont été émis pour que la décision soit adoptée. Seuls les votes des associés présents ou représentés sont pris en compte dans ce cas-là.

Dans une assemblée générale extraordinaire

Les règles pour les assemblées générales dans les SARL varient en fonction de la date de création de la société. Si la SARL a été créée avant le 4 août 2005, les décisions sont prises à la majorité des trois quarts des parts sociales. En revanche, si la SARL a été créée à partir du 4 août 2005, les décisions sont prises à la majorité des deux tiers des parts sociales des associés présents ou représentés.

Rédiger le procès-verbal d’assemblée générale de la SARL

La rédaction d’un procès-verbal d’assemblée est une étape importante lors d’une AGO, d’une AGE ou d’une AG mixte. Le président de séance est normalement responsable de cette tâche, mais il peut aussi déléguer cette mission à quelqu’un d’autre. Pour qu’il soit valide, le procès-verbal doit contenir certaines informations essentielles, comme la date et le lieu de la réunion, l’identité et la fonction du président, ainsi que les noms des associés et le nombre de parts sociales qu’ils détiennent. Il doit également inclure un résumé des faits observés lors de la réunion, les résolutions votées et les résultats des votes. À la fin du procès-verbal, il est important que le gérant (ou les cogérants) et le président de la réunion (si ce n’est pas le gérant) signent le document et le paraphent. Une fois rédigé et signé, le procès-verbal est conservé dans le registre des délibérations de la société, disponible au siège social.

La formalité de publicité des décisions prises à l’assemblée générale

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