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Vérifier les fiches de paie avec l’URSSAF : ce qu’il faut savoir

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Urssaf et la vérification des fiches de paie : comment se passe le contrôle ?

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L’URSSAF effectue des vérifications des fiches de paie pour s’assurer que les cotisations versées par les entreprises sont conformes à leurs déclarations. Ce contrôle est essentiel pour garantir le respect de la loi en matière de sécurité sociale et d’assurance chômage. Découvrez comment se déroule cette vérification dans notre article du Blog du Dirigeant.

Qu’est-ce que l’URSSAF ?

L’URSSAF, ou Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales, est un organisme gouvernemental chargé de collecter les cotisations sociales des entreprises. Son rôle est de s’assurer que les entreprises paient correctement leurs cotisations sociales en vérifiant les déclarations qu’elles font. Si des erreurs de paiement sont identifiées, l’URSSAF demandera à l’entreprise de les rectifier.

Pourquoi êtes-vous soumis à un contrôle ?

Pas de panique si votre entreprise fait l’objet d’un contrôle de l’URSSAF, cela ne veut pas dire qu’il y a un soupçon de fraude ou une dénonciation. En réalité, ce contrôle est obligatoire et fait partie de la vie d’une entreprise. Il peut être déclenché suite à des incohérences relevées par l’URSSAF ou d’autres facteurs tels qu’un redressement fiscal. Le contrôle se déroule en plusieurs étapes : l’envoi d’un avis de contrôle, le contrôle lui-même, la lettre d’observation, la période contradictoire et enfin le rapport du contrôle.

L’envoi d’un avis de contrôle

Pour éviter les mauvaises surprises, l’URSSAF envoie une lettre recommandée avec accusé de réception 15 jours avant le contrôle. Dans cette lettre, vous trouverez la date du contrôle, l’identité du contrôleur et la liste des documents à fournir. Le contrôle peut se faire à distance, où vous envoyez simplement les documents à l’URSSAF, ou sur place, où le contrôleur se rend directement dans votre entreprise. Les documents à fournir peuvent inclure l’avis d’imposition, les factures, les fiches de paie, les contrats de travail, la comptabilité, la déclaration annuelle des salaires, les avantages en nature, etc.

Le contrôle de l’URSSAF

L’agent de contrôle de l’URSSAF vérifie tous les documents nécessaires au calcul des cotisations sociales. Il s’assure du montant des cotisations payées, des rémunérations soumises aux cotisations, des frais professionnels déductibles et de l’application des mesures d’exonération en faveur de l’emploi. Le contrôle porte sur les trois dernières années civiles. Si le contrôle a lieu sur place, l’agent a le droit d’utiliser votre matériel informatique pour consulter les documents dématérialisés. Vous avez le droit de vous opposer à cette utilisation avant le contrôle, mais vous devrez alors fournir une alternative (par exemple, imprimer les documents). L’agent peut interroger chaque salarié pour obtenir plus d’informations et vous ne pouvez pas refuser cette étape du contrôle.

La lettre d’observation

Lorsque vous recevez une lettre de l’URSSAF par courrier postal, il se peut qu’elle contienne des conclusions concernant la vérification de vos fiches de paie. Si l’URSSAF a constaté un problème et qu’un redressement est nécessaire, le montant, le calcul et la nature du redressement seront indiqués dans la lettre.

La période contradictoire

Si vous n’êtes pas d’accord avec la décision de l’URSSAF concernant la vérification de vos fiches de paie, vous avez la possibilité de faire un recours dans les 30 jours suivant la décision. L’agent de contrôle de l’URSSAF examinera alors votre opposition et vous informera si sa décision de redressement est maintenue ou annulée. Il est important de respecter ce délai si vous souhaitez contester la décision.

Le rapport de contrôle

L’URSSAF transmet un rapport de contrôle à la suite d’une vérification des fiches de paie. Ce rapport contient la décision finale de l’agent de contrôle. Plusieurs situations peuvent se présenter : aucun redressement n’est nécessaire car aucune anomalie n’a été détectée, vous avez payé trop de cotisations sociales et un crédit vous est accordé, ou vous faites l’objet d’un redressement et devez verser une somme pour compenser les cotisations non payées. Vous avez également la possibilité de contester la décision auprès de la Commission de Recours à l’Amiable. La vérification des fiches de paie par l’URSSAF permet de s’assurer que les cotisations sont correctement payées et que les salaires respectent les minima légaux. Soyez donc minutieux lors de l’établissement des fiches de paie afin de respecter vos obligations en matière de cotisations sociales.

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