Les 5 étapes essentielles pour sélectionner les indicateurs parfaits pour votre tableau de bord

Tableau de bord : Comment choisir et construire les indicateurs les plus pertinents

Dans le monde des affaires, il est crucial pour les dirigeants de prendre des décisions éclairées. C’est là que les indicateurs entrent en jeu. Ces outils sont essentiels pour recueillir des informations précieuses et guider la gestion d’une entreprise. Cependant, choisir les bons indicateurs peut parfois être un défi. On peut se retrouver dans une situation où l’on manque d’informations, ce qui rend la prise de décision difficile, ou bien où l’on est submergé par une multitude d’indicateurs contradictoires. Dans cet article, nous vous donnerons quelques conseils pour vous aider à faire le bon choix parmi ces outils de gestion commerciale.

LA NATURE ET LA FONCTION DES INDICATEURS

Il existe différents types d’indicateurs pour mesurer et suivre les activités d’une entreprise. Les indicateurs de mesure permettent de quantifier des éléments simples, tels que le nombre d’appels ou le ratio. Les indicateurs de qualité quantifient des éléments subjectifs, comme les avis ou les ressentis. Les indicateurs plus complexes sont conçus pour répondre à des objectifs précis, comme le suivi financier.

Ces indicateurs ont différentes fonctions et objectifs. Certains servent à suivre la disponibilité et l’affectation des ressources consommées, tandis que d’autres sont utilisés pour le suivi administratif, tel que les créances clients ou l’état de trésorerie. Certains indicateurs mesurent le niveau de performance atteint sur une période donnée, tandis que d’autres mesurent les conséquences d’une politique ou d’une décision.

Pour choisir les indicateurs adaptés à un projet, il est important de se poser plusieurs questions en fonction des spécificités du projet, comme l’organisation de l’entreprise, le secteur d’activité, la nature du projet ou encore la personnalité du dirigeant.

DÉFINIR À QUOI VONT SERVIR LES INDICATEURS

L’indicateur doit être utile et pertinent

Lorsqu’un dirigeant, un créateur d’entreprise ou un responsable de service décide de suivre un indicateur, c’est parce qu’ils ont un projet et des objectifs à atteindre. La définition précise du but permet de réfléchir à la nature et à la quantité d’informations nécessaires pour suivre cet objectif. Que ce soit la création d’une entreprise, le lancement d’un nouveau produit, la mise en place d’un nouveau processus, la gestion quotidienne d’une entreprise ou l’animation d’une équipe, les indicateurs sont utiles s’ils contribuent à fournir des informations qualitatives et/ou quantitatives sur l’avancement par rapport à l’objectif défini, même de manière partielle. La pertinence d’un indicateur dépend donc du projet et parfois de son avancement. Un indicateur peut être pertinent pour un projet et pas pour un autre, ou être utile à une phase spécifique d’un projet et inutile une fois cette phase terminée.

L’indicateur doit être de qualité

Lorsque nous choisissons un indicateur, nous devons prendre en compte son utilité et sa qualité. La qualité d’un indicateur dépend de plusieurs caractéristiques. Tout d’abord, il doit être simple à comprendre pour les personnes qui l’utilisent, afin qu’ils puissent se faire une opinion et prendre des décisions éclairées. Ensuite, il doit être précis et venir d’une source crédible, afin de décrire avec justesse la réalité. Il doit également être réaliste et vérifiable. Enfin, l’indicateur doit fournir une information complète, même si cela signifie donner plusieurs réponses complémentaires. Enfin, il doit être à jour, valable et concerner la période étudiée.

L’indicateur doit souvent être complété et/ou recoupé

Lorsque vous sélectionnez des indicateurs pour votre tableau de bord, il est important de choisir ceux qui sont pertinents et qui fournissent les informations nécessaires pour prendre des décisions appropriées. Les indicateurs doivent refléter toutes les facettes de votre projet, mais aussi se concentrer sur les informations essentielles à sa réalisation. Par exemple, un tableau de bord opérationnel mettra l’accent sur le suivi du processus, tandis qu’un tableau de bord stratégique se concentrera sur des indicateurs tels que le chiffre d’affaires ou la trésorerie. Tout au long du processus de sélection des indicateurs, assurez-vous qu’ils correspondent à votre projet, qu’ils soient fiables et de qualité, et qu’ils soient complémentaires et homogènes. Découvrez nos outils pour gérer votre entreprise !

SÉLECTIONNER LES INDICATEURS

L’identification des indicateurs

Pour identifier les indicateurs nécessaires au suivi de votre activité, commencez par rechercher les informations pertinentes pour votre projet. Vous pouvez étudier les indicateurs existants dans votre entreprise, même s’ils sont peu nombreux ou mal identifiés. Ensuite, identifiez les caractéristiques de votre projet qui permettront de définir les critères principaux nécessitant un suivi particulier et donc un indicateur, comme le planning, les documents clés, les objectifs, etc. Pensez ensuite à la manière dont vous pourrez collecter des données exploitables. Analysez le processus de votre projet avec ses différentes étapes et les objectifs chiffrés attendus. Cela vous aidera à imaginer des indicateurs permettant de suivre le bon fonctionnement du processus. Prenez également en compte la base de données utilisée (sa nature, son étendue, la qualité des données, leur origine, la fréquence de saisie, etc.). Enfin, n’oubliez pas de prendre en considération les informations internes à votre entreprise qui peuvent être une source d’informations sur les éléments à améliorer ou à surveiller (retours clients, discussions internes, points litigieux, etc.). Une fois cette recherche effectuée, établissez une liste des indicateurs possibles en notant leurs caractéristiques. Ne retenez que ceux qui sont pertinents pour votre projet afin d’éviter une surcharge de travail lors des prochaines étapes.

L’évaluation des indicateurs

Il est important d’évaluer les indicateurs selon plusieurs caractéristiques. Tout d’abord, il faut considérer leur intérêt pour le projet. En quoi ces indicateurs apportent-ils des informations importantes et qu’est-ce qu’ils permettent de suivre ? Ensuite, il faut vérifier s’ils sont complémentaires ou s’ils se recoupent. Est-ce que plusieurs indicateurs ne donnent pas les mêmes informations ? Est-ce que l’on dispose d’une vue d’ensemble suffisante grâce à ces indicateurs ? Il est également important de prendre en compte la complexité des indicateurs. Est-ce qu’ils sont compréhensibles pour tout le monde, y compris les commerciaux et les techniciens ? Enfin, il faut considérer la valeur de ces indicateurs. Sont-ils reconnus et utilisés par les équipes ? Existe-t-il des références historiques sur ces indicateurs ? Faut-il évaluer des objectifs spécifiques grâce à ces indicateurs ? Toutes ces caractéristiques doivent être prises en compte lors de l’évaluation des indicateurs.

Le tri des indicateurs

Le tri des indicateurs a deux objectifs principaux : s’assurer de leur qualité en les testant dans des conditions réelles, évaluer les résultats qu’ils fournissent ainsi que leur complémentarité, et se faire une idée de leur pertinence. Il est recommandé d’avoir entre 5 et 8 indicateurs par processus afin de ne pas être submergé d’informations. Il est important de choisir ceux qui permettent de suivre les impacts les plus importants.

Mettre en place la collecte des données

Il y a plusieurs sources pour collecter des données : la comptabilité (il est préférable de la mettre à jour régulièrement), les données opérationnelles (qui sont souvent plus difficiles à collecter) et les données qualitatives (où il faut trouver une échelle de valeur pour faciliter le suivi). Il est également important de penser à homogénéiser la fréquence de saisie des données afin qu’elles puissent être mises à jour simultanément. De plus, archiver les données à long terme permet d’avoir un historique des indicateurs (parfois avec des commentaires sur des événements), ce qui facilite l’analyse.

La mise en forme

La mise en forme est très importante, que ce soit pour communiquer sur Internet ou pour gérer une équipe. Des indicateurs de qualité présents dans un document régulièrement mis à jour peuvent être un excellent outil de gestion et d’aide à la prise de décision. Il est important d’adapter ces indicateurs au fil du temps et de l’avancement du projet. Vous pouvez télécharger l’article en PDF et voter pour son contenu. Laurent Dufour, fondateur du site Le Blog du Dirigeant, est un expert en management avec une expérience dans le domaine. Il conseille et accompagne les créateurs et les dirigeants depuis 2010.