Le guide complet pour calculer la paie d’un salarié: étapes, formules et conseils pratiques

Lorsque vous embauchez un employé en CDI, CDD ou tout autre type de contrat, vous devez le rémunérer et établir ses fiches de paie. Ces fiches sont extrêmement importantes car elles servent à la fois de support d’information, de document officiel pour l’administration et de justificatif fiscal et/ou social pour votre entreprise et de nombreux organismes.

La fiche de paie requiert une attention particulière car elle doit répondre à différentes règles et nécessite de nombreux calculs. Elle doit être établie pour chaque employé, généralement sur une base mensuelle, et correspondre précisément à son travail effectué, à ses conditions contractuelles et à sa situation individuelle.

Le calcul d’une fiche de paie se fait en plusieurs étapes et reflète exactement la rémunération de votre salarié. Il commence par le calcul du salaire brut et du salaire net (le montant à payer). Ensuite, viennent les calculs des éléments complémentaires tels que les congés payés, les tickets restaurants, les autres contributions dues par l’employeur et la CSG.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la réalisation des calculs nécessaires pour établir une fiche de paie, cet article vous expliquera tout en détail.

Date et périodicité de la paie

La majorité des salariés sont payés chaque mois, mais il peut y avoir des exceptions en fonction du type d’activité de l’entreprise ou du travail effectué.

Les salariés mensualisés

Les salariés mensualisés doivent être payés au moins une fois par mois. Cela signifie que, sauf en cas d’interruption de travail, il ne peut y avoir plus d’un mois entre le paiement de deux salaires consécutifs.

Les salariés non mensualisés

Les salariés qui ne sont pas mensualisés, comme les personnes qui travaillent à domicile, les intermittents, les travailleurs saisonniers ou les travailleurs temporaires, doivent être payés deux fois par mois. Cela signifie qu’il ne peut y avoir plus de 16 jours entre le paiement de deux salaires consécutifs, à condition qu’il n’y ait pas eu d’interruption de travail.

Les travailleurs à la pièce

Les travailleurs à la pièce doivent recevoir un paiement partiel pour leur travail toutes les deux semaines, et le solde de leur rémunération doit être versé dans les 15 jours suivant la fin du travail.

Les VRP

Les VPR qui sont rémunérés à la commission doivent recevoir leurs commissions au moins une fois par trimestre. Il est important de noter que, si nécessaire, le paiement peut être légèrement différé. Cependant, un employeur ne peut pas retarder le paiement d’un salaire de plus d’un mois entre deux paies. Tout retard éventuel peut entraîner le paiement d’intérêts, calculés sur la base du taux légal. Cependant, un léger délai pour le paiement des heures supplémentaires est toléré. Le calcul de la rémunération se base sur deux éléments : le salaire brut et le salaire net. Le salaire net est calculé à partir du salaire brut. Ainsi, le processus de calcul commence par le salaire brut, puis les charges salariales sont déduites pour obtenir le salaire net.

Les charges salariales

Lorsque vous recevez votre salaire, l’État prélève un certain nombre de cotisations sociales obligatoires pour financer la protection sociale. Ces charges peuvent être divisées en deux catégories : les charges sociales patronales, qui sont calculées sur la base du salaire brut et sont à la charge de l’entreprise, et les charges sociales salariales, qui sont également calculées sur la base du salaire brut mais sont à la charge du salarié. Ces charges salariales viennent donc réduire le montant du salaire brut versé par l’entreprise au salarié. Les charges salariales et patronales sont ensuite versées aux différents organismes concernés par l’organisme en respectant les modalités de déclaration et de versement propres à chacun d’entre eux.

Le calcul du salaire brut

Le salaire brut est le montant total du salaire avant que les cotisations sociales ne soient prélevées. Il représente toutes les sommes dues par l’employeur en fonction du contrat de travail (forfait, heures travaillées, commissions, etc.). Le salaire brut est négocié entre l’employé et l’employeur lors de l’embauche et est indiqué dans le contrat de travail. Le Smic correspond au salaire horaire brut minimum légal.

Le calcul du salaire net

Le salaire net est le montant réellement perçu par le salarié, versé sur son compte bancaire personnel. Il est indiqué clairement sur le bulletin de salaire et se calcule en déduisant les cotisations salariales du salaire brut. Donc, Salaire net = Salaire brut – Cotisations salariales. Il est important de noter que parfois le montant versé au salarié ne correspond pas exactement au salaire net. Cela peut être dû à des remboursements de frais qui viennent augmenter le montant du virement ou au prélèvement à la source (PAS), qui se calcule sur la base d’un taux appliqué sur le salaire net. Donc, Salaire net payé = Salaire net à payer – (Salaire net imposable x taux PAS) + Remboursement de frais.

Le salaire net imposable

Le salaire net imposable, également appelé salaire net fiscal, est le montant du revenu qui sera déclaré pour calculer le montant de l’impôt sur le revenu. Il peut différer du salaire net en raison de certaines charges sociales qui ne sont pas déductibles de l’impôt sur le revenu. Par exemple, les heures supplémentaires bénéficient d’un avantage fiscal qui les exonère, sous conditions, de l’imposition sur le revenu. Bien qu’il ne soit pas obligatoire de mentionner le montant du salaire net sur la fiche de paie, il est fortement recommandé car il devra être calculé lors de la déclaration sociale nominative. Le salaire net imposable est donc égal au salaire net à payer avant prélèvement à la source de l’IR, plus la part patronale mutuelle santé, éventuellement la part salariale mutuelle santé, les indemnités journalières de sécurité sociale, la CSG/CRDS non déductible de l’IR, les retenues éventuelles (avantages en nature, tickets restaurant…) moins les heures supplémentaires défiscalisées et le remboursement des frais (carte transport, notes de frais…). Notez que le montant total payé par l’employeur correspond au salaire brut plus les cotisations sociales patronales et peut être appelé « salaire super brut.

Le calcul de la CSG

Le montant et le taux de la CSG à prélever doivent être mentionnés sur la fiche de paie. Le taux varie en fonction du type de revenu. Pour les revenus d’activité, le taux de CSG est de 9,80 %, dont 6,80 % est déductible du revenu imposable et 2,40 % ne l’est pas. Il y a également un abattement de 1,75 % pour les frais professionnels qui s’applique. Ainsi, la CSG est calculée sur la base de 98,25 % du salaire perçu.

Le calcul des congés payés

Les congés payés sont un droit salarial important pour les employés. Le Code du travail stipule qu’un employé a droit à 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif. La durée totale des congés légaux annuels ne peut dépasser 30 jours ouvrables. Il est obligatoire de calculer et de mentionner le décompte des congés payés. Cela implique de préciser les dates des congés payés et le montant de l’indemnité correspondante. Le calcul du nombre de jours de congés peut être ajusté en fonction des accords d’entreprise et des conventions collectives. Il prend en compte différents facteurs tels que le temps de travail effectif et certaines absences (arrêts maladie, etc.).

Le nombre et le montant des tickets restaurant à indiquer sur la fiche de paie

Lorsque les employeurs financent des tickets restaurant pour leurs salariés, ils doivent le mentionner sur leur fiche de paie. Cette contribution est partagée entre l’employeur et le salarié, et le montant des tickets restaurant financé par le salarié est déduit de sa paie. Sur la fiche de paie, il sera indiqué la nature de cette déduction ainsi que sa répartition entre l’entreprise et l’employé. Le forfait social, quant à lui, est une contribution patronale obligatoire qui s’applique sur les rémunérations soumises à la CSG mais non aux cotisations et contributions sociales. Cette contribution doit également être mentionnée sur la fiche de paie, dans la rubrique « Autres contributions dues par l’employeur.