Maîtriser Zimbra : 11 conseils et astuces pour une gestion efficace des emails

Zimbra, l’un des principaux fournisseurs de logiciels libres de collaboration par courriel, est un outil puissant pour les entreprises et les particuliers. Avec ses fonctionnalités robustes et ses options personnalisables, Zimbra offre une solution complète pour gérer vos communications par courriel. Cet article vous propose de découvrir les 15 meilleurs conseils et astuces pour vous aider à devenir un utilisateur expérimenté de Zimbra.

1. Maîtriser la recherche dans Zimbra

L’une des fonctionnalités les plus puissantes de Zimbra est sa fonction de recherche avancée. Que vous cherchiez un email spécifique ou que vous essayiez d’organiser votre boîte de réception, il est essentiel de comprendre comment utiliser efficacement la fonction de recherche de Zimbra.

• Recherche rapide par mot-clé** : Tapez simplement un mot-clé dans la barre de recherche pour trouver des emails pertinents. C’est un moyen rapide et facile de localiser des informations spécifiques dans votre boîte de réception Zimbra.
• Recherches complexes** : Pour des recherches plus spécifiques, Zimbra vous permet d’utiliser des opérateurs comme AND, OR, NOT et des parenthèses pour des requêtes complexes. Ceci est particulièrement utile lorsque vous avez affaire à un grand nombre d’emails.
• Recherches par clic droit** : Zimbra offre également une fonction de recherche par clic droit. Il vous suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur un e-mail spécifique et vous pouvez rechercher tous les e-mails de cet expéditeur, les e-mails ayant le même sujet ou les e-mails dans la même plage de dates.
• Économiser les recherches fréquentes** : Si vous vous retrouvez à effectuer régulièrement la même recherche, Zimbra vous permet d’économiser ces recherches. Cette fonctionnalité peut vous permettre d’économiser un temps considérable à long terme.

2. Importer et exporter dans Zimbra

Zimbra facilite l’importation et l’exportation de données, ce qui vous permet de déplacer vos informations de manière transparente entre différentes plateformes.

• Importer des données** : Vous pouvez importer des dossiers de courrier, des calendriers et des contacts dans Zimbra à partir d’une variété de formats, y compris les fichiers .tgz, .ics, .csv, et .vcf.
• Exporter des données** : De même, Zimbra vous permet d’exporter vos données dans ces mêmes formats, ce qui facilite la transition vers un nouveau client de messagerie ou la sauvegarde de vos informations.

3. Personnaliser les préférences de Zimbra

Zimbra offre une large gamme d’options de personnalisation, vous permettant d’adapter la plateforme à vos besoins spécifiques et à votre style de travail.

• Changer le thème de Zimbra** : Zimbra propose plusieurs thèmes différents, ce qui vous permet de personnaliser l’apparence de votre boîte de réception.
• Coffret de rappels par email et SMS** : Zimbra vous permet de coffrer des rappels par email et SMS pour vos rendez-vous, vous assurant ainsi de ne jamais manquer une réunion.
• Activation de la vérification obligatoire de l’orthographe** : Pour éviter les fautes de frappe embarrassantes, vous pouvez activer la vérification obligatoire de l’orthographe dans Zimbra. Cette fonction vérifiera automatiquement votre orthographe avant que vous n’envoyiez un email.
• Tri des e-mails** : Zimbra vous permet de trier vos emails par date, taille, sujet ou expéditeur, vous aidant ainsi à garder votre boîte de réception organisée.

4. Utiliser le mini-calendrier

Le mini calendrier est une fonction pratique de Zimbra qui vous permet de créer rapidement des rendez-vous sans quitter votre boîte de réception. Il vous suffit de cliquer sur une date dans le mini calendrier pour créer un nouveau rendez-vous.

5. Créer des listes de distribution d’emails et des groupes de contacts

Que vous gériez une équipe ou que vous souhaitiez simplement organiser vos contacts, les listes de distribution et les groupes de contacts de Zimbra peuvent vous être d’une grande aide.

• Création d’une liste de distribution** : Une liste de distribution vous permet d’envoyer un email à un groupe de personnes en une seule fois. Pour créer une liste de distribution, il suffit d’aller dans l’onglet « Contacts », de cliquer sur « Nouveau groupe de contacts » et d’ajouter les contacts que vous souhaitez inclure.
• Création d’un groupe de contacts** : Un groupe de contacts est similaire à une liste de distribution, mais il sert à organiser vos contacts plutôt qu’à envoyer des courriels. Vous pouvez créer un groupe de contacts de la même manière qu’une liste de distribution.

6. Ouverture d’un courriel dans une fenêtre séparée

Il peut arriver que vous souhaitiez vous référer à un email pendant que vous en rédigez un autre. Zimbra vous permet d’ouvrir un email dans une fenêtre séparée, ce qui facilite le multitâche. Il vous suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur l’email que vous souhaitez ouvrir et de sélectionner « Ouvrir dans une nouvelle fenêtre ».

7. Utiliser le flux d’activité de Zimbra

Le flux d’activité de Zimbra est une fonctionnalité conçue pour aider à désencombrer votre boîte de réception. Il déplace automatiquement certains types de courriels, tels que les notifications de médias sociaux et les courriels promotionnels, dans un dossier séparé. Pour activer le flux d’activité, allez dans « Préférences », puis « Courrier », et cochez la case « Activer le flux d’activité ».

8. Basculer entre la vue conversation et la vue message

Zimbra offre deux façons différentes de visualiser vos emails : La vue Conversation et la vue Message. La vue Conversation regroupe tous les courriels ayant le même sujet, tandis que la vue Message affiche chaque courriel individuellement. Vous pouvez passer d’une vue à l’autre en allant dans « Vue » et en sélectionnant votre option préférée.

9. Partager votre calendrier Zimbra

Zimbra vous permet de partager facilement votre calendrier avec d’autres personnes, à l’intérieur ou à l’extérieur de votre organisation. Pour partager votre calendrier, faites un clic droit sur le calendrier que vous souhaitez partager, sélectionnez  » Partager le calendrier  » et entrez l’adresse e-mail de la personne avec qui vous souhaitez le partager.

10. Le partage dans Zimbra

En plus des calendriers, Zimbra vous permet de partager une variété d’autres éléments, y compris les dossiers de messagerie, les carnets d’adresses, les listes de tâches et les dossiers de porte-documents. Le processus de partage de ces éléments est similaire à celui du partage d’un calendrier.

11. Activer l’authentification à deux facteurs de Zimbra

Pour plus de sécurité, Zimbra offre une authentification à deux facteurs. Cette fonctionnalité vous demande d’entrer une deuxième forme d’identification, comme un code envoyé sur votre téléphone, en plus de votre mot de passe. Pour activer l’authentification à deux facteurs, allez dans « Préférences », puis « Comptes » et sélectionnez « Coffret Authentification à deux facteurs ».

Conclusion

Zimbra est un puissant outil de collaboration par email, et avec ces conseils et astuces, vous pouvez devenir un utilisateur puissant de Zimbra. Que vous recherchiez un email spécifique, que vous importiez des données ou que vous partagiez votre calendrier, Zimbra offre une gamme de fonctionnalités pour vous aider à gérer efficacement vos communications par email.

Questions fréquemment posées (FAQ)

1. Comment effectuer une recherche complexe dans Zimbra? Vous pouvez effectuer une recherche complexe dans Zimbra en utilisant des opérateurs comme AND, OR, NOT, et des parenthèses dans la barre de recherche.

2. Comment importer des données dans Zimbra? Vous pouvez importer des données dans Zimbra à partir de différents formats, notamment des fichiers .tgz, .ics, .csv et .vcf.

3. Comment activer le correcteur orthographique obligatoire dans Zimbra? Pour activer le correcteur orthographique obligatoire, allez dans « Préférences », puis « Courrier » et cochez la case « Activer le correcteur orthographique obligatoire ».

4. Comment créer une liste de distribution dans Zimbra? Pour créer une liste de distribution, allez dans l’onglet « Contacts », cliquez sur « Nouveau groupe de contacts » et ajoutez les contacts que vous souhaitez inclure.

5. Comment activer l’authentification à deux facteurs dans Zimbra? Pour activer l’authentification à deux facteurs, allez dans « Préférences », puis « Comptes » et sélectionnez « Coffret Authentification à deux facteurs ».