Les avantages méconnus de l’automatisation du suivi des frais kilométriques

Les entreprises qui mettent à disposition de leurs employés un véhicule de fonction doivent faire face à des contraintes administratives et fiscales importantes. Heureusement, la technologie permet de simplifier ces démarches. L’application kilométrage webfleet, par exemple, permet de relever les kilométrages effectués par les véhicules de fonction, d’enregistrer les destinations et la nature du trajet, facilitant ainsi les déclarations légales. Dans cet article, nous allons étudier les avantages des applications de suivi kilométrique et nous demander à partir de quand il peut être intéressant de s’en équiper.

La contrainte du relevé kilométrique

Le suivi des frais kilométriques peut être un vrai casse-tête pour les entreprises qui possèdent plusieurs véhicules. Collecter les informations relatives aux distances parcourues peut s’avérer difficile, mais cela ne les dispense pas de cette obligation. En effet, le non-respect de cette obligation peut entraîner des redressements fiscaux. Heureusement, l’utilisation d’un logiciel de suivi des flottes de véhicules permet aux entreprises d’enregistrer facilement la distance parcourue par chaque véhicule et de répondre aux obligations réglementaires, évitant ainsi le risque de pénalités fiscales. Ces outils peuvent également aider les dirigeants à améliorer la gestion de leur entreprise.

Les autres intérêts des logiciels de suivi kilométrique

La maitrise des dépenses administratives

Automatiser la tâche administrative des frais kilométriques peut être un véritable gain de temps et d’efficacité. Grâce à des applications spécifiques, les collaborateurs administratifs peuvent se libérer de cette contrainte et se consacrer à des missions plus valorisantes et stratégiques. Cela permet d’optimiser leur temps de travail et de maximiser leur productivité. En automatisant le suivi des frais kilométriques, les entreprises peuvent également réduire les risques d’erreurs et de fraudes, tout en simplifiant les démarches administratives. C’est donc une solution pratique et avantageuse pour tous les acteurs concernés.

Une réduction des erreurs de saisie

La saisie manuelle des frais kilométriques comporte toujours le risque d’erreurs, ce qui peut avoir des conséquences fiscales et entraîner de mauvaises décisions.

Une baisse sensible des frais kilométriques

Les frais kilométriques sont une dépense importante pour de nombreuses entreprises. Les logiciels de suivi kilométrique offrent de nombreux avantages, notamment la possibilité d’enregistrer la distance parcourue, la destination et l’heure du trajet. Ces informations permettent d’évaluer la pertinence des trajets financés par l’entreprise. De plus, en croisant ces données avec un CRM, il est possible d’obtenir des informations précieuses sur l’efficacité des déplacements commerciaux. Cette analyse tient compte de la distance parcourue, de la fréquence des déplacements et du temps passé, ce qui peut révéler certains déplacements peu rentables.

Quand faut-il investir dans le suivi des frais kilométriques ?

Il n’y a pas de règles générales en ce qui concerne le suivi automatisé des frais kilométriques, mais certains critères peuvent justifier cet investissement. Il est important de prendre en compte le nombre de véhicules, l’incapacité à contrôler les déplacements, la charge de travail de la personne en charge du suivi kilométrique, la nécessité de suivre les collaborateurs qui utilisent un véhicule de fonction et le montant des frais kilométriques dans les charges de l’entreprise. Téléchargez l’article en PDF pour en savoir plus.