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Facture électronique : tout ce que vous devez savoir sur sa définition et ses obligations

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Qu’est-ce que la facture électronique ?

La facture électronique est un document essentiel pour les entreprises lorsqu’elles effectuent des ventes. À l’ère de la numérisation, la facture traditionnelle est progressivement remplacée par la facture électronique. Cette évolution technologique offre de nombreux avantages aux entreprises, notamment en termes de simplicité et d’efficacité. En utilisant la facture électronique, les entreprises peuvent économiser du temps et de l’argent, tout en réduisant leur empreinte environnementale. De plus, la facture électronique permet une meilleure gestion des documents et facilite les processus de comptabilité. Dans l’ensemble, la facture électronique est un outil précieux pour les entreprises qui souhaitent optimiser leurs opérations et s’adapter aux nouvelles technologies.

La facture classique : définition

Une facture électronique est un document essentiel dans le commerce en ligne. Elle a une valeur commerciale, comptable et juridique, car elle détaille les informations sur les produits ou services achetés, ainsi que les conditions d’achat et de vente. C’est l’entreprise vendeuse qui est responsable de l’établissement de la facture électronique à chaque transaction professionnelle. Si le vendeur ne la fournit pas automatiquement, l’acheteur a le droit de la demander.

Les mentions légales sur une facture

La facture électronique est un sujet très important dans le domaine juridique. Pour être valide, une facture doit respecter certaines exigences légales, appelées « mentions légales ». Par exemple, elle doit être rédigée en français et en euros pour les transactions effectuées en France. Si le client le demande, il est possible de fournir une seconde facture dans une autre devise, mais la facture en français reste obligatoire. De plus, la facture doit être émise en deux exemplaires : un pour le vendeur et un pour l’acheteur. Avec la digitalisation et la numérisation croissante, la facture électronique gagne en popularité.

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Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

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La facture électronique est une forme de facture transmise et reçue sous une forme dématérialisée, contenant des données structurées. Elle est également connue sous les noms d’e-facture ou de e-voicing. Cependant, il ne faut pas la confondre avec une facture dématérialisée, qui est à l’origine sur papier et convertie en format numérique pour son envoi. Pour qu’une facture électronique soit considérée comme valide, il est important que l’émetteur puisse être identifié, que son contenu ne puisse pas être modifié et que sa lisibilité soit garantie.

Pourquoi passer à la facture électronique ?

La facture électronique, imposée par la loi, a plusieurs objectifs importants pour les entreprises et le gouvernement. Elle vise à simplifier la gestion des entreprises françaises et à renforcer leur compétitivité en réduisant la charge administrative. De plus, elle permet de réduire les délais de paiement et les coûts liés à la facturation, tout en simplifiant les obligations déclaratives des entreprises en matière de TVA. La facture électronique contribue également à améliorer la lutte contre la fraude et permet aux instances publiques d’avoir une meilleure connaissance des activités des entreprises pour une meilleure gestion de l’économie.

Quand passer à la facture électronique ?

Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises sont tenues d’émettre des factures électroniques pour tout contrat avec l’État, les institutions publiques et les collectivités territoriales. Cette obligation se fait via la plateforme en ligne Chorus Pro du gouvernement. Bien que cela ne concerne pas encore toutes les entreprises, la loi de finance prévoit un déploiement progressif de la facture électronique à partir de 2024, avec une obligation pour toutes les entreprises à compter de 2026. Il est donc vivement recommandé de prendre de l’avance et de se familiariser avec cette obligation. Pour plus d’informations sur le calendrier de mise en place, vous pouvez consulter le site du gouvernement dédié à ce sujet.

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Quelles obligations pour les e-factures ?

La facture électronique doit respecter certaines obligations légales en ce qui concerne les mentions présentes sur la facture, ainsi que le mode de transmission et de stockage. Il existe différents formats de factures électroniques. Les factures structurées sont composées de données structurées conformes aux exigences de l’échange de données informatisées. Les factures non structurées reprennent le format des factures papier, comme les factures au format PDF ou image. Enfin, les factures hybrides combinent un document PDF avec un fichier contenant les données sous forme structurée.

Les mentions sur les factures

La facture électronique doit inclure les mêmes informations légales que celles présentes sur une facture papier. Cela comprend la date d’émission de la facture, le numéro de facture, la date de vente, l’identité de l’acheteur, l’identité du vendeur ou du prestataire, éventuellement le numéro de bon de commande, le numéro de TVA intracommunautaire, la destination du produit ou du service, le détail du produit ou de la prestation fournie, le prix, les éventuelles remises, le montant total à payer en hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC).

Cependant, les factures électroniques nécessitent également l’ajout de certaines informations supplémentaires. Il faut indiquer le numéro SIREN de l’acheteur, la nature de la transaction (livraison de biens ou prestation de service), l’adresse de livraison ou de réalisation de la prestation, ainsi que la mention du paiement de la TVA.

La transmission des factures électroniques

Pour les entreprises qui ont des contrats avec l’administration, elles doivent transmettre leurs factures via la plateforme ChorusPro fournie par le gouvernement. Cependant, pour les échanges B2B, il existe plusieurs moyens de transmission possibles. Vous pouvez utiliser des plateformes dématérialisées de partenaires enregistrées et authentifiées par l’administration pour garantir leur conformité.

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La conservation des factures électroniques

Les factures doivent être conservées pendant 10 ans, comme l’exige la loi. Pour respecter les réglementations sur les factures électroniques, il est nécessaire de les stocker dans un coffre-fort électronique. Pour en savoir plus sur ce sujet, vous pouvez télécharger notre article en PDF.

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