Note de frais : comment les optimiser au MAXIMUM en 2023 ?

Note de frais ? Mais si vous connaissez les notes de frais, vous savez ces frais que vous avez engagés avant la création de la société ou après la création de votre entreprise.

Ces notes de frais vont alimenter votre compte courant d’associé. Ils vont réduire également l’imposition de vos entreprises. Ce n’est que du bonheur quand les notes de frais sont bien maîtrisées.

Patrick, expert-comptable et cofondateur de Dougs, va vous expliquer en détail à quoi servent les notes de frais avant, pendant et après la création.

On se lance ?
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00:00 – Introduction
00:45 – Les idées reçues
02:14 – Quand faire des notes de frais ? Avant la création
04:57 – Pendant la création
06:52 – Après la création
08:39 – Points de vigilance
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Les notes de frais, les notes de frais pour Dirigeants, les notes de frais de président De SASU de SAS, de gérants D’EURL, de SARL, de société Civile immobilière, de société civile, de SNC. Je vais parler aujourd’hui des notes De frais que vous pouvez utiliser Tout simplement parce que vous n’avez pas votre Carte bleue avec vous ou parce que tout Simplement, vous ne l’aviez pas à ce moment là. C’est ça le sujet aujourd’hui de cette vidéo Et on va regarder ce sommaire avec les idées Reçues, Ce qu’il faut faire pour les notes de Frais avant la création, pendant la création, Après la création et les points de Vigilance. Bonjour, je m’appelle Patrick, je Suis expert comptable, je suis le cofondateur de La société d’expertise comptable Dougs. Et ce que je vous propose, c’est de commencer Tout de suite par tordre le cou Aux idées reçues. Et la première idée, c’est : c’est mieux de Mettre en ordre de frais que de payer avec sa Carte bleue SOCIÉTÉ. Non. Absolument pas. En fait, si justement je fais cette vidéo c’est Pour simplement dire qu’il y a une solution Alternative à la note de frais, c’est L’utilisation de sa carte bleue société. Pourquoi sa carte bleue est bien mieux qu’une Note de frais? Parce que tout simplement, si Vous avez la possibilité de payer avec une carte Bleue directement en comptabilité, Vous aurez une facture bien supérieure,

En règle générale, à celle que vous pouvez Obtenir avec une note de frais. Et puis, c’est beaucoup plus cool, ça prend Moins de temps. Donc si vous devez privilégier, si vous avez Une carte bleue perso et une carte bleue Professionnelle, utilisez votre Carte bleue professionnelle. N’utilisez pas votre carte personnelle, ça n’a pas de sens. C’est celle qui vous Obligera à faire des notes de frais. Ça, c’était la première idée. La seconde ouais, c’est vachement plus cool de Faire une note de frais. On nous demande Beaucoup moins de choses sur le plan fiscal. C’est complètement faux. Une note de frais, en fait, vous oblige non Seulement à le noter quelque part, mais ça vous oblige exactement de la même façon Qu’avec une carte professionnelle, d’avoir Une facture au nom de votre société Ou tout simplement d’avoir des récapitulatifs. C’est vraiment très important. Alors, je sais bien qu’il y a des moments où on Ne peut pas faire autrement que d’utiliser des Notes de frais et on va regarder ça et notamment C’est avant. Et quand faire des notes de frais Alors? Le avant, il est relativement simple, Il est avant la création. Donc par définition, vous n’avez pas de carte Professionnelle. Et donc ce qu’il faut faire, C’est tout simplement demander des factures Au nom de votre future société.

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Si par exemple vous venez à vous déplacer, Que vous venez à acheter par exemple du matériel Pour préparer votre société, Demandez des factures au nom de Votre société, ne serait ce que par la raison Sociale. Vous savez qu’actuellement en France, Lorsqu’on crée une société, on a Nécessairement une raison sociale et une seule Et on peut avoir plusieurs enseignes Commerciales. Donc, si vous connaissez Le nom de votre future enseigne commerciale, Mettez le. Mais si vous ne la connaissez pas, Mettez le nom de votre réseau social que Vous noterez bien évidemment de vos statuts et Au pire marquez votre prénom et Votre nom de famille ainsi que votre adresse. Le mieux, c’est de noter bien évidemment L’ensemble des dépenses que vous avez pu Faire avant. Alors bien évidemment, vous allez Penser à quoi? Et bien vous allez penser aux frais de Journal d’annonces légales, les frais de greffe Du tribunal de commerce, les frais des Honoraires qui ont concouru à la Création de votre société. Et vous pourriez vous arrêter là parce qu’en Règle générale, on n’ose pas remonter plus en Amont, mais c’est une erreur. Il faut que vos frais soient relatifs à la Création de la société, c’est à dire que c’est Ceux qui ont qui ont été rendus Nécessaires pour la création De la société, c’est à dire pour l’intérêt de la Société. Alors ça peut être quoi : ben vous avez

Pu, par exemple, tout simplement acheter de la Documentation, suivre une formation. Vous avez pu aussi vous déplacer, Rencontrer des concurrents, des franchiseurs, Des franchisés. Vous avez été voir aussi des prospects. Bref, vous avez dû nécessairement Avoir un certain nombre de frais qui ont permis La création de cette société. Donc, il n’y a pas nécessairement un Rattachement direct à deux ou trois jours. La période peut être beaucoup plus longue. La période peut être nécessairement celle Qui était totalement nécessaire. Alors on soit bien d’accord, on ne va pas Remonter. Vous avez eu un brevet des collèges et Puis un baccalauréat. C’est ça qui vous a mené à Un jour, après des études supérieures, patati Patata a créer votre société. Il faut rester totalement raisonnable et Voir quel est l’intérêt de la société et quelles étaient les dépenses qui étaient rendues Directement nécessaires pour la création De cette société. Et bien évidemment, vous en profiterez pour Les nommer sur un document. Soit vous les remettrez directement dans les Statuts, soit vous le ferez dans une assemblée Générale constitutive. Tout ça, ça passe par une note de frais en Début. Mais n’ayez pas peur, c’est relativement Simple. Pendant la création. Maintenant, on va se poser Quelques questions. Vous allez dire attends,

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Pendant la création, on fait rien si on fait Quelque chose. La première, c’est que Nécessairement, pour démarrer une entreprise, Il y a de fortes probabilités que vous utilisiez Déjà du matériel et du mobilier qui vous Appartienne à vous. Par exemple, si vous avez un téléphone portable Comme celui ci, par exemple, vous allez vous Dire je vais peut être pas en acheter un Deuxième. Je vais peut être effectivement Utiliser mon téléphone portable pour Le démarrage de la société. Bon, de façon très concrète, si vous étiez une Société et vous n’aviez rien, vous serez bien Obligé d’acheter. Et donc l’idée, c’est que Vous allez commencer à céder à titre Personnel l’ensemble du matériel, Votre ordinateur perso, votre téléphone Personnel, des câbles, des luminaires, Un grand écran, une imprimante. Tout ce que vous voulez, vous pouvez le vendre Directement. En fait, c’est un peu comme si vous Vous vendiez sur leboncoin fr. Vous n’êtes pas imposable au titre de Ce que vous vendez, vous a titre personnel, Parce que tout simplement c’est ponctuel. Et ce que je vous recommande de faire, c’est sur Une feuille de papier ou sur une feuille Excel D’aller noter les deux ou trois bricoles que Vous avez revendues à un prix bien évidemment D’occasion. Et tout ça, ça viendra Alimenter tout ce qu’on appelle le compte Courant. Donc plus de compte courant, ça ne veut Pas dire que vous allez être payé tout de suite

Mais quand l’entreprise aura les moyens de vous Rembourser, elle pourra le faire et l’argent qui Tombera dans votre poche sera non imposable A titre personnel, et qui dit plus de Concurrents dit moins d’impôts à la fin de l’année pour votre société. Donc vous êtes gagnant sur tous les tableaux. Vous avez réussi à fabriquer de l’argent Grâce aux dépenses que vous aviez fait Auparavant. Vous n’en inventez pas. Vous allez tout Simplement les mettre sur le compte de la Société, ce qui permettra de réduire le Bénéfice qui vous permettra de récupérer de L’argent. Franchement, c’est tout bonus. Maintenant le pendant la création, ou après La création, on va commencer comme ça plus Exactement. Eh bien, il faut tout simplement Conclure. Si votre siège social est chez vous, Pensez à faire un bail entre vous même, même Si vous êtes locataire ou que vous soyez Propriétaire et votre entreprise ou votre Société. Eh bien, tout simplement pourquoi? Parce que votre portefeuille personnel vous dira Merci, vous dira merci. Pourquoi ? Parce que, tout simplement, vous Pouvez récupérer de l’argent via ce loyer Qui est compatible avec l’ARE au passage, ça vous permettra d’avoir un peu plus d’argent, Moins de charges sociales. Il est quand même, je Rappelle, imposé soit en BNC, micro BNC, micro BIC ou en revenus fonciers selon que vous êtes

Locataire ou propriétaire. Mais à la fin vous êtes rarement perdant. Faites vos calculs et j’ai fait une vidéo sur Ces différents points. Bien évidemment, vous ferez passer Votre box perso sur la société, Ce qui vous permettra de récupérer directement La TVA. Et comme ça, ça fera une dépense qui Tombera directement sur Votre comptabilité. Si en plus vous êtes Clients, ce sera directement affecté Et comme ça, on en parlera même plus. Et puis, vous déciderez notamment si votre Véhicule personnel va être utilisé à Des fins professionnelles et vous utiliserez Le système des indemnités kilométriques. On a des modules sur les IK comme on a Des bonus sur les notes de frais au niveau du Dougs ou sinon vous achèterez une voiture sur Les sociétés. Quoi qu’il arrive, vous Téléphonerez à votre assureur tout simplement Pour lui dire que votre siège social se trouve Chez eux de telle façon à ce que si, en cas De pépin, eh bien votre assurance habitation Puisse fonctionner parce que tout simplement Vous avez fait une extension d’un point de vue Professionnel et vous leur direz aussi au Niveau du véhicule ce que vous faites de telle Façon à être assurés. Maintenant, les points de vigilance sur les Notes de frais, la première, c’est le Rattachement à l’exercice. J’ai fait un petit schéma. On imagine que vous avez créé votre société au

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1ᵉʳ janvier et que vous cloturez au 31 Décembre. Et puis le 30 décembre, vous Apercevez que vous suivez cette formation Et vous dites ohlala, j’ai complètement Oublié de passer ça, ça, ça, ça, ça, Mon téléphone portable et puis ça, j’aurais dû Le faire. Est ce que je peux le faire remonter Au 1ᵉʳ janvier? Oui, tout simplement parce que tant qu’on est Dans une saison fiscale ou même Ce qu’on appelle un exercice fiscal, vous pouvez Remonter. Bien évidemment, je parle de cela Pour tous les gens qui sont présidents, associés Uniques en EURL, SASU, etc. Si vous avez plusieurs associés, la moindre des Choses c’est bien évidemment leur en parler pour Qu’il n’y ait pas de difficultés. Par contre, voyez vous, si votre exercice Est clos et que ça y est, le bilan est rendu Fini. Eh bien, si vous vous apercevez là, C’est à dire par exemple l’année suivante, qu’il Vous manque des choses qui auraient dû être Rattachées à cet exercice, est ce que Pouvez dire allez hop je les passe en compta puis
on fait comme Si rien ne s’est passé. Non, ce n’est pas possible. C’est pour ça qu’on parle de rattachement de La charge à l’exercice. Chaque exercice doit avoir ses propres charges. Et quand on l’a oublié, eh bien c’est foutu. C’est aussi simple que ça. Et puis l’autre point ce que je disais aussi en Avant première, c’est que il faut préférer La carte bleue de l’entreprise.

Il faut utiliser votre carte bleue perso Pour vos dépenses perso, utiliser La carte bleue de l’entreprise pour Les besoins professionnels, éviter de mixer les Deux, c’est toujours assez compliqué. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à les Poser directement en commentaire. D’ici là, je vous souhaite une excellente Journée. Je vous dis très vite chez Dougs. N’hésitez pas aussi à venir vous inscrire Aux webinaires. C’est tous les jours et c’est Gratuit! À très vite chez Dougs.

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